Twoi pracownicy odbijają kartę za kolegów? A może szukasz systemu RCP, ale nie wiesz, czy postawić na biometrię, klasyczne karty czy coś pośredniego? Wybór odpowiedniego terminala RCP decyduje o tym, czy ewidencja czasu pracy w Twojej firmie będzie rzetelna – czy tylko pozorna.
W tym artykule porównujemy trzy technologie elektronicznej rejestracji czasu pracy: karty zbliżeniowe, biometrię (odcisk palca i rozpoznawanie twarzy) oraz fotorejestrację. Na końcu znajdziesz tabelę porównawczą i sekcję FAQ, które ułatwią Ci podjęcie decyzji.
Nie chcesz czytać? Zapytaj o dobór systemu RCP do Twojej firmy →
Dlaczego ewidencja czasu pracy wymaga czegoś więcej niż Excela
Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dokument musi zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, absencje oraz pracę w porze nocnej. Excel lub papierowa lista obecności formalnie spełniają ten wymóg – ale w praktyce generują błędy, opóźnienia i spory z pracownikami.
System rejestracji czasu pracy (RCP) automatyzuje ten proces. Terminal RCP rejestruje wejścia i wyjścia pracowników, a oprogramowanie generuje gotowe raporty ewidencji – bez ręcznego przepisywania danych. Dział HR oszczędza dzięki temu kilkanaście godzin miesięcznie na samym rozliczaniu obecności.
Pytanie nie brzmi więc „czy wdrożyć system RCP”, ale jaką technologię identyfikacji wybrać. Na rynku dominują trzy podejścia: karty zbliżeniowe, biometria i fotorejestracja. Każde ma konkretne zalety i ograniczenia.
Karty zbliżeniowe – szybko i tanio, ale czy bezpiecznie?
Karta zbliżeniowa MIFARE (standard 13.56 MHz) lub starsza karta RFID (125 kHz) to najpopularniejsza metoda rejestracji czasu pracy w Polsce. Pracownik przykłada kartę lub brelok do czytnika kart zbliżeniowych, a terminal RCP rejestruje godzinę wejścia lub wyjścia w ułamku sekundy.
Zalety kart zbliżeniowych:
Niski koszt wdrożenia wyróżnia tę technologię na tle konkurencji. Pojedyncza karta MIFARE kosztuje kilka złotych, a sam czytnik kart zbliżeniowych – od kilkuset złotych. Wdrożenie zajmuje kilka godzin, a obsługa nie wymaga szkolenia. Pracownik przykłada kartę i idzie dalej – cała rejestracja trwa poniżej 1 sekundy.
Główna wada – buddy punching:
Karty nie weryfikują tożsamości osoby, która je przykłada. Pracownik może oddać swoją kartę koledze, który odbije ją za niego – to zjawisko branża nazywa „buddy punching” (dosłownie: odbijanie za kumpla). W firmach z pracą zmianową, gdzie przełożony nie widzi każdego wejścia, buddy punching generuje realne straty. Pracodawca płaci za godziny, których pracownik faktycznie nie przepracował.
Dodatkowy problem stanowi zgubienie karty. Firma musi zamówić duplikat, dezaktywować starą kartę i zaktualizować system, a w międzyczasie pracownik nie może się zarejestrować.
Biometria – odcisk palca i rozpoznawanie twarzy w rejestracji czasu pracy
Biometryczna rejestracja czasu pracy eliminuje problem buddy punchingu. Czytnik identyfikuje pracownika na podstawie unikalnej cechy fizycznej – odcisku palca lub geometrii twarzy. Nikt nie „pożyczy” koledze swojego palca.
Czytnik linii papilarnych
Czytnik linii papilarnych identyfikuje pracownika po odcisku palca w mniej niż 1 sekundę. Rejestracja czasu pracy na odcisk palca wyklucza nadużycia – każdy odcisk jest unikalny. Terminal nie wymaga żadnych kart ani breloków, co eliminuje problem zgubień.
Brzmi idealnie? W praktyce czytniki linii papilarnych mają trzy istotne ograniczenia.
- Higiena. W zakładach produkcyjnych i magazynach pracownicy mają brudne, mokre lub zatłuszczone dłonie. Czytnik biometryczny odczytuje odcisk palca z błędem lub wymaga kilkukrotnego przykładania. W sezonie grypowym pracownicy dotykają tego samego czytnika kilkadziesiąt razy dziennie, co zwiększa ryzyko przenoszenia infekcji.
- RODO. Odcisk palca to dane biometryczne, a dane biometryczne to w świetle RODO dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO). Art. 22¹b Kodeksu pracy ogranicza pracodawcom możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracowników. UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) wielokrotnie wskazywał na ten problem. Sam obowiązek ewidencji czasu pracy nie stanowi wystarczającej podstawy prawnej do wdrożenia biometrii.
- Koszt. Czytnik biometryczny kosztuje kilkukrotnie więcej niż zwykły czytnik kart zbliżeniowych. Do tego dochodzą koszty wdrożenia systemu ochrony danych biometrycznych zgodnego z RODO.
Rozpoznawanie twarzy
Rozpoznawanie twarzy działa bezdotykowo – pracownik staje przed kamerą, a terminal identyfikuje go w 1–2 sekundy. Eliminuje to problem higieny, który dotyczył czytników linii papilarnych.
Technologia ma jednak swoje słabości. Maseczki, okulary, zmiany fryzury i zmienne oświetlenie obniżają skuteczność identyfikacji. Rozpoznawanie twarzy to również identyfikacja biometryczna – podlega tym samym ograniczeniom RODO co odcisk palca. Koszt terminali z zaawansowaną kamerą 3D przewyższa cenę czytników linii papilarnych.
Fotorejestracja – złoty środek między kartą a biometrią
Fotorejestracja łączy szybkość karty zbliżeniowej z pewnością weryfikacji tożsamości – bez kontrowersji prawnych związanych z biometrią. Jak to działa?
Pracownik przykłada kartę zbliżeniową MIFARE do terminala RCP, a wbudowana kamera automatycznie fotografuje osobę odbijającą. System zapisuje zdjęcie wraz z datą, godziną i numerem karty. Przełożony lub dział HR mogą w każdej chwili sprawdzić, kto faktycznie użył danej karty – wystarczy otworzyć raport ze zdjęciami.
Dlaczego fotorejestracja eliminuje buddy punching?
Rejestrator czasu pracy z kamerą tworzy dowód fotograficzny przy każdym odbiciu. Jeśli pracownik A użyje karty pracownika B, system zarejestruje twarz pracownika A – a niezgodność będzie widoczna od razu. Sama świadomość, że terminal fotografuje każde wejście, skutecznie odstrasza od nadużyć.
Dlaczego fotorejestracja nie podlega ograniczeniom RODO dla biometrii?
Fotorejestracja nie przetwarza danych biometrycznych w rozumieniu RODO. Zdjęcie pracownika to nie jest pomiar biometryczny – terminal nie analizuje geometrii twarzy, nie tworzy szablonu biometrycznego i nie porównuje cech fizycznych. Kamera robi zwykłe zdjęcie, a identyfikacja następuje na podstawie karty, nie twarzy. Dzięki temu pracodawca unika obowiązków związanych z przetwarzaniem danych szczególnej kategorii z art. 9 RODO i ograniczeń z art. 22¹b Kodeksu pracy.
Koszty zbliżone do systemu kart:
Terminal RCP ZKTeco z funkcją fotorejestracji kosztuje niewiele więcej niż standardowy czytnik kart zbliżeniowych. Firma nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z ochroną danych biometrycznych. Karty MIFARE pozostają te same – zmienia się tylko terminal, który zyskuje wbudowaną kamerę.
Integracja z systemami kadrowo-płacowymi:
Terminal RCP integruje się z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi, automatycznie przesyłając dane o wejściach i wyjściach do rozliczenia wynagrodzeń. Oprogramowanie Timaco Punktualnik pozwala również połączyć rejestrator czasu pracy z kamerą z systemem kontroli dostępu i systemem alarmowym – tworząc spójne środowisko bezpieczeństwa w firmie.
Porównanie technologii – tabela decyzyjna
Poniższa tabela zestawia trzy technologie rejestracji czasu pracy pod kątem kryteriów najważniejszych przy wyborze systemu RCP.
| Kryterium | Karty zbliżeniowe | Biometria (palec/twarz) | Fotorejestracja (karta + kamera) |
|---|---|---|---|
| Koszt terminala | Niski (od kilkuset zł) | Wysoki (kilka tys. zł) | Umiarkowany (nieznacznie wyższy niż karty) |
| Koszt na pracownika | Kilka zł (karta MIFARE) | Brak (cecha fizyczna) | Kilka zł (karta MIFARE) |
| Bezpieczeństwo identyfikacji | Niskie – karta nie weryfikuje tożsamości | Bardzo wysokie – unikalna cecha fizyczna | Wysokie – zdjęcie jako dowód przy każdym odbiciu |
| Odporność na buddy punching | Brak | Pełna | Wysoka (dowód fotograficzny) |
| Szybkość rejestracji | < 1 s | 1–2 s | < 1 s |
| Zgodność z RODO | Pełna | Problematyczna – dane biometryczne | Pełna – zdjęcie to nie biometria |
| Higiena (bezdotykowa?) | Tak (zbliżeniowa) | Palec: nie / Twarz: tak | Tak (zbliżeniowa) |
| Wygoda dla pracownika | Wysoka | Średnia (czysty palec, brak maseczki) | Wysoka |
| Ryzyko zagubienia identyfikatora | Tak (karta) | Brak | Tak (karta), ale zdjęcie chroni przed nadużyciem |
Wniosek: Fotorejestracja oferuje bezpieczeństwo identyfikacji zbliżone do biometrii przy koszcie i wygodzie porównywalnej z kartami zbliżeniowymi – bez ryzyk prawnych związanych z RODO.
Dla jakich branż fotorejestracja sprawdzi się najlepiej?
Fotorejestracja sprawdza się szczególnie tam, gdzie karty zbliżeniowe nie dają wystarczającej kontroli, a biometria generuje problemy praktyczne lub prawne.
- Produkcja i przemysł – pracownicy zakładów produkcyjnych mają brudne, mokre lub zatłuszczone dłonie. Czytnik linii papilarnych odczytuje odcisk z błędem, a dezynfekcja czytnika przy każdej zmianie jest nierealna. Fotorejestracja nie wymaga dotykania czytnika i działa niezależnie od stanu dłoni pracownika. Timaco wdrożył terminale RCP ZKTeco w zakładach takich jak Dohmeyer Construction, Damen Shipyards czy MAHLE Polska.
- Logistyka i magazyny – praca zmianowa i duża rotacja personelu sprawiają, że przełożeni nie znają wszystkich pracowników z widzenia. Karta może krążyć między osobami. Rejestrator czasu pracy z kamerą tworzy dowód fotograficzny każdego wejścia, co eliminuje to ryzyko. Wśród klientów Timaco w tym sektorze są między innymi: HIAB sp. z o.o., ADAMPOL S.A., Marju Sp. z o.o.
- Duże biura i korporacje – w firmach zatrudniających setki osób recepcja nie jest w stanie weryfikować każdego wchodzącego. Fotorejestracja robi to automatycznie, a system kontroli dostępu zintegrowany z RCP ogranicza wejście do budynku wyłącznie osobom upoważnionym. Firma Timaco wdrożyła swoje rozwiązania między innymi: Grupa-TiM – Grupa TiM, SCHWARTE-MILFOR Sp. z o.o., PATELEC Elpena Sp. z o.o.
- Szpitale i placówki medyczne – personel medyczny pracuje w rękawiczkach, co uniemożliwia korzystanie z czytników linii papilarnych. Fotorejestracja łączy ewidencję wejść i wyjść z bezdotykowym działaniem. Timaco dostarcza systemy RCP m.in. do Szpitala Wojewódzkiego w Słupsku i Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej – Szpital Powiatowy w Dzierżoniowie.
- Instytucje publiczne – urzędy, sądy i instytucje państwowe potrzebują systemu zgodnego z przepisami i łatwego do audytowania. Fotorejestracja daje jednoznaczny dowód obecności bez konieczności przetwarzania danych biometrycznych. Wśród klientów Timaco znajdują się m.in. Urząd Miasta Żyrardowa, Sąd Apelacyjny we Wrocławiu i Gmina Legnica.
Łącznie Timaco – oficjalny dystrybutor ZKTeco w Polsce – zrealizował ponad 1 000 wdrożeń systemów RCP i kontroli dostępu w 9 sektorach gospodarki: od przemysłu, przez ochronę zdrowia, po edukację i samorządy.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są rodzaje systemów rejestracji czasu pracy?
Trzy główne technologie identyfikacji w systemach RCP to karty zbliżeniowe (RFID/MIFARE), biometria (czytnik linii papilarnych lub rozpoznawanie twarzy) oraz fotorejestracja (karta zbliżeniowa + kamera). Systemy różnią się kosztem, bezpieczeństwem identyfikacji i zgodnością z RODO.
Ile kosztuje system RCP?
Koszt zależy od wybranej technologii i liczby pracowników. Czytnik kart zbliżeniowych kosztuje od kilkuset złotych, terminal biometryczny – od kilku tysięcy złotych, a terminal z fotorejestracja – nieznacznie więcej niż czytnik kart. Do tego dochodzi koszt kart MIFARE (kilka zł/szt.), oprogramowania i instalacji. Skontaktuj się z Timaco, aby otrzymać wycenę dopasowaną do Twojej firmy.
Czy biometria w rejestracji czasu pracy jest zgodna z RODO?
Dane biometryczne (odcisk palca, geometria twarzy) to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Art. 22¹b Kodeksu pracy ogranicza pracodawcom przetwarzanie danych biometrycznych pracowników. UODO wskazuje, że sam obowiązek ewidencji czasu pracy nie uzasadnia wdrożenia biometrii. Przed wdrożeniem czytnika biometrycznego pracodawca powinien skonsultować się z inspektorem ochrony danych.
Co to jest fotorejestracja i jak działa?
Fotorejestracja to metoda rejestracji czasu pracy łącząca kartę zbliżeniową z kamerą. Pracownik przykłada kartę MIFARE do terminala, a wbudowana kamera automatycznie fotografuje osobę odbijającą. Zdjęcie trafia do systemu razem z datą, godziną i numerem karty – tworząc dowód, kto faktycznie dokonał rejestracji.
Czy rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa?
Tak. Art. 149 Kodeksu pracy zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencja musi zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dyżury, urlopy i absencje. Przepisy nie narzucają formy – ale elektroniczna rejestracja czasu pracy minimalizuje błędy i ułatwia generowanie raportów.
Co zrobić, gdy pracownik zgubi kartę zbliżeniową?
Dział administracji dezaktywuje zgubioną kartę w systemie RCP i wydaje pracownikowi nową kartę MIFARE. Stara karta przestaje działać natychmiast, co zapobiega nieautoryzowanemu użyciu. W systemach z fotorejestracja dział HR może dodatkowo sprawdzić, czy ktoś nie użył zgubionej karty – zdjęcia z terminala pokażą, czyja twarz pojawiła się przy odbiciu.
Jak wybrać system RCP do firmy produkcyjnej?
W firmach produkcyjnych kluczowe są trzy czynniki: odporność na brudne dłonie (eliminuje czytnik linii papilarnych), ochrona przed buddy punchingiem (eliminuje karty bez weryfikacji) i zgodność z RODO (ogranicza biometrię). Fotorejestracja spełnia wszystkie trzy wymagania. Timaco dobiera terminale RCP ZKTeco do specyfiki branży i liczby pracowników – skontaktuj się z nami po bezpłatną konsultację.
Nie wiesz, która technologia pasuje do Twojej firmy?
Timaco dobiera system RCP dopasowany do Twojej branży, liczby pracowników i budżetu. Jako oficjalny dystrybutor ZKTeco w Polsce oferujemy terminale RCP z fotorejestracja, czytniki kart zbliżeniowych i systemy kontroli dostępu – razem z instalacją, konfiguracją, szkoleniem i serwisem technicznym.
Ponad 1 000 firm w Polsce – od Rosomak SA, przez Uniwersytet Gdański, po Miasto Stołeczne Warszawa – wybrało Timaco.